Chi gestisce una pasticceria con forno, gastronomia, bar e magari un servizio catering conosce bene il problema: il menu non è mai lo stesso. Le torte cambiano con le stagioni, la gastronomia varia ogni giorno, il catering segue le richieste del cliente. Il risultato è che il controllo di gestione sembra impossibile, e spesso si rinuncia.
In realtà non serve controllare tutto allo stesso modo. Servono tre livelli.
1. Ricettare quello che non cambia
Croissant, bignè, pane, le basi della pasticceria: tutto ciò che si produce sempre allo stesso modo va messo in ricetta, con i semilavorati come ingredienti delle ricette finali. Non serve arrivare al 100%: con l’80% dei prodotti ricettati il controllo è già solido.
2. Leggere il resto per reparto
Per ciò che varia ogni giorno basta un controllo aggregato: quanto spende la gastronomia, quanto incassa, quanto costa il suo personale. Ogni reparto diventa un centro di costo, con acquisti, personale e ricavi.
3. Usare le ricette come allarme
Se le ricette dicono che hai venduto prodotti per 800 uova e ne hai comprate 1.000, in magazzino ne dovresti avere 200. Se l’inventario ne conta 100, qualcosa non torna. Se ne conta 180, lo scostamento può essere accettabile. La soglia la decide chi conosce il laboratorio.
La cassa decide la qualità dei numeri
Per leggere i ricavi di ogni reparto, la cassa deve registrare i prodotti con il giusto dettaglio. Se si batte solo “bibita” o “pasticceria varia”, nessun software potrà dire quale reparto rende di più. È il primo intervento, e non costa nulla.
Non dimenticare i prodotti rivenduti
Marmellate, miele, conserve e bevande non si producono, ma hanno un margine che cambia a ogni listino del fornitore. Vanno seguiti come il resto.
Il personale per reparto
Il costo del personale è la voce più pesante. Assegnare ogni persona al suo reparto permette di capire dove c’è spazio per un’assunzione e dove no, prima di firmare un contratto.
Con Horeca Code queste letture arrivano dalle fatture dei fornitori, dalle buste paga e dalla cassa, senza inserire dati a mano. Se vuoi impostare il controllo di gestione del tuo laboratorio, parliamone.
